Peka 2/2001

Ledakan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) dalam arus perkembangan zaman sekarang telah membawa kepada perubahan drastik dalam proses kerja pentadbiran sesebuah organisasi. Hakikat ini tidak dapat dielakkan dalam penerapan jentera pentadbiran kerajaan di Malaysia khususnya untuk melaksanakan tanggungjawab serta fungsinya dalam berurusan terus dengan entiti-entiti awam dan swasta.

Dalam konteks memperkenalkan sesuatu pembangunan sistem yang berteraskan kepada ICT, agensi-agensi kerajaan seharusnya membuat kajian kemungkinan (feasibility study) sebelum ianya diperkenalkan kepada umum dengan mengenalpasti faktor-faktor kekuatan serta kelemahan sistem yang bakal diwujudkan bagi memastikan pengujudannya membawa kepada satu produk yang bernilai tambah (value added).

Oleh yang demikian, penulis cuba mengenengahkan beberapa indikator persediaan dari segi perancangan dalam usaha sesuatu jabatan atau agensi awam memperkenalkan sistem pemprosesan yang berteraskan kepada ICT. Ini akan menyentuh khusus kepada cadangan pelaksanaan konsep e-submission yang bakal diwujudkan di Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan. Berikut adalah indikator-indikator yang dicadangkan:

Pemilihan dan Pemastian Proses Kerja
Sebelum melaksanakan e-submission, jabatan perlu mengkaji dan menyenaraikan proses-proses kerja yang perlu dikomputerkan sahaja. Ini memerlukan analisa supaya kerja-kerja yang terpilih itu akan memendekkan proses birokrasi. Perancangan perlu mengambilkira pelaksanaan secara berperingkat, berpilih, dan berkepentingan.

Pembangunan Sumber Manusia
Dalam memperkenal sesuatu pembaharuan dalam konsep kerja, aspek penjadualan dan modul latihan harus diambilkira dalam mewujudkan "Knowledge Workforce". Selain itu, pengenalan sesuatu sistem itu juga perlu mengambilkira kesediaan pihak kedua (klien dan pengguna) dalam memahirkan diri untuk menggunapakai sistem yang akan direkabentuk. Faedah kedua-dua pihak harus dikenalpasti.

Pendidikan Awam
Bagi memastikan sistem e-submission berfungsi secara berkesan maka pengenalan umum dan skim latihan tertentu boleh diperkenalkan oleh jabatan atau melalui pihak ketiga khususnya untuk entiti awam dan swasta.

Pengujudan "Panel of Accreditors"(POA)
Dalam membantu proses penilaian di peringkat jabatan, penubuhan POA boleh ditubuhkan sebagai badan berkecuali tetapi mempunyai tanggungjawab bersama (collective accountability). POA ini akan menilai kejituan dan kesahihan maklumat yang disalurkan melalui media ICT terbabit.

Pengujudan Unit Pemantauan Penilaian Dalaman
Pasukan khas perlu untuk membuat penilaian terakhir sebelum sesuatu pemohonan diluluskan. Ini mengambilkira juga aspek perubahan dalam kandungan sesuatu permohonan.

Pengenalan Skim Incentif
Bagi mempromosikan program e-submission ini, beberapa insentif perlu diperkenalkan umpamanya melalui penyediaan latihan selain daripada pengurangan caj-caj tertentu akibat daripada kesan penambahan kos operasi awalan melalui perubahan proses dari manual kepada ICT di pihak pemohon yang mungkin terpaksa menyediakan kemudahan infrastruktur berteknologi maklumat. Walau apapun ini akan bergantung kepada sejauh mana sistem ini akan diperkenalkan samada ianya akan berciri perkhidmatan ATM atau lain-lain yang berkaitan.

Pengenalan "Electronic Identification": Kebolehcapaian dan Keselamatan
Bagi memastikan permohonan yang dihantar itu benar-benar tulin (Authentic Submission), maka kaedah pengenalan diri pemohon berdaftar perlu diperkenalkan samada melalui Access Code (Kod Capaian) atau sebagainya. Bagi memastikan maklumat yang dihantar itu dipelihara dan mempunyai ciri-ciri keselamatan, maka kata laluan bagi pemohon dan penerima harus juga diperkenalkan demi untuk keselamatan data dan maklumat. Ciri keselamatan juga harus mengenalpasti kaedah pemakaian "encryption mode".

Format
Pelaksanaan program e-submission juga harus menilai maklumat-maklumat serta format yang seragam serta memenuhi setiap proses berlandaskan undang-undang dan peraturan sedia ada.

Jenis-Jenis Laporan: Analisa
Selain daripada penerimaan permohonan tertentu, sistem yang dibangunkan itu seharusnya boleh membuat beberapa penganalisaan berbentuk laporan bagi tujuan memudahkan proses penilaian dan rujukan jabatan. Laporan-laporan itu haruslah dikategorikan kepada dua iaitu laporan untuk dalaman dan laporan untuk luaran.

Pemilihan dan Pembahagian Kes-kes Permohonan
Memandangkan sistem akan melibatkan multi-user coordinator, maka sistem haruslah berupaya untuk membuat pembahagian tugas secara efektif kepada pegawai dan kakitangan dengan memastikan bahawa setiap permohonan itu tidak akan melibatkan berlaku pertindihan pemprosesan. Ini boleh dilakukan melalui pengenalan duty roaster bagi pegawai bertugas.

Kesesuaian Sistem: "User Friendly and Environment Friendly"
Persekitaran sistem hendaklah menepati kemudahcapaian dan kemudahgunaan untuk pengguna dan keadaan sekeliling.

Specification of Input and Output: Encapture 3-D Format
Sistem perlu berupaya mengenalpasti format-format permohonan melalui e-file yang dihantar agar ianya "compatible" untuk di "download"kan. Selain itu ianya juga haruslah berupaya untuk membuat perubahan capaian daripada format 2-D kepada 3-D khususnya bagi maklumat yang melibatkan struktur pelan bergrafik. Sistem juga harus boleh menerima penghantaran data dan maklumat dalam format pelbagai - "Multi-data transfer".

Sistem Amaran (Warning System)
Bagi memastikan supaya semua permohonan diproses dalam satu tempoh yang berjangka, maka sistem tersebut harus mempunyai kaedah untuk peringatan secara automatik seperti sistem amaran di mana ianya akan memudahkan "desk officer" mengambil tindakan yang sewajarnya tanpa perlu membuat semakan secara manual.

Multi-Backup System: mirroring adaptation
Setiap module dalam sistem yang berteraskan kepada e-submission ini haruslah mempunyai pelan kontigensinya terutama dalam penyediaan multi-system backup dalam pemakaian konsep "real-time application".

Non-compliance Information-waiver
Sistem yang akan diperkenalkan nanti haruslah bercirikan kepada pertimbangan fleksi (flexi-reccomendation) yang membawa maksud bahawa sesuatu permohonan itu boleh diberikan kelulusan awal. Walau bagaimanapun sekiranya ada maklumat yang didapati tidak memenuhi peraturan-peraturan kecil, maka kelulusan untuk mendapat pengecualian harus diperolehi. Susulan daripada itu, klien haruslah memenuhi maklumat yang perlu dikemaskini dalam peraturan-peraturan kecil yang berkenaan.

Continuing Process of Amendment
Sistem juga harus berupaya untuk dikemaskini agar apa-apa perubahan dari segi permohonan boleh disesuaikan kepada permohonan asal tanpa perlu memasukkan semula data-data umum yang seharusnya tidak perlu dimasukkan di peringkat ini.

Multi Acceptance: Penerimaan Permohonan Secara Electronik dan Manual
Pengenalan pelaksanaan e-submission diperingkat awal haruslah disesuaikan dengan kaedah "dual system capability" yang membawa maksud permohonan boleh dibuat secara manual dan elektronik. Sehubungan itu, bentuk-bentuk pemprosesan bagi dua kaedah ini harus disesuaikan. Dalam tempoh yang berjangka, sistem ini haruslah diterjemahkan kepada pemakaian secara elektronik apabila semua pihak telah bersedia ke arah itu.

Pengkelasifikasian "Internal Code of Access"
Kata laluan mengikut peringkat juga harus diperkenalkan supaya ciri-ciri keselamatan ke atas maklumat pemohon dan penilai dijamin selamat walaupun ianya hanya melibatkan proses dalaman antara pegawai.

Automatic checking system based on specification (technical and non technical)
Sistem mesti berupaya untuk membuat semakan secara structural checking - teknikal dan periodic checking - bukan teknikal

Kelulusan dan Persijilan
Sistem juga seharusnya boleh membuat perakuan secara automatik untuk membantu penilai meluluskan sesuatu permohonan. Kelulusan permohonan hendaklah disesuaikan dengan konsep e-license, e-approval, e-certification. Walau apapun, ciri keselamatan mengenainya harus difikirkan.

Kaedah Pembayaran (e-payment)
Sistem seharusnya boleh disesuaikan dengan kaedah pembayaran seperti e-transfer, e-money, e-debit, e-check, e-cash dan secara check dan tunai (kaedah biasa).

Pengintegrasian Sistem
Sistem seharusnya boleh disesuaikan dengan beberapa database yang dibuat secara stand alone database.

Lain-Lain Indikator
Sebelum e-submission diwujudkan, maka perkara-perkara berikut juga harus dinilai dan difahami terlebih dahulu.

(a) Penubuhan Jawatankuasa pemantauan e-submission;
(b) E-Submission Question Analysis (Peringkat awal); dan
(c) Pengenalpastian Pengguna dalaman dan luaran
- stake client.

Kesimpulannya, sesuatu perancangan dan pelaksanaan dalam melakukan sesuatu pekerjaan yang baru hendaklah disusun dan dikaji dengan rapi. Tanpa perancangan dan kajian yang terperinci penulis beranggapan E-Submission tersebut tidak akan dapat dilaksanakan dengan sempurna di dalam kita menempuh zaman/dunia tanpa sempadan. Oleh yang demikian, cadangan dan pandangan penulis hanyalah satu paparan maklumat yang boleh diambil perhatian dan pertimbangan oleh pihak-pihak yang terbabit agar pelaksanaannya dapat dicapai dengan sempurna.

Azman Mohd. Yusof