KLINIK PEMBANGUNAN ORGANISASI:

SATU PARADIGMA KE ARAH KETELUSAN

Pendahuluan

Dengan kehadiran alaf baru serta perubahan persekitaran yang berteraskan kepada maklumat tanpa sempadan yang lebih mencabar, Perkhidmatan Awam Malaysia sedang melalui pelbagai detik transformasi demi untuk menyesuaikan fungsi selaras dengan kehendak faktor-faktor luaran yang lebih mengutamakan perkhidmatan yang pantas dalam tindak balas serta kompetent dalam melaksanakan tanggungjawab yang telah ditentukan di dalam sesebuah organisasi awam. Selain daripada itu, perkhidmatan awam sekarang ini lebih memberikan fokus kepada elemen mesra pelanggan.

Cabaran-cabaran mendatang yang mempunyai pelbagai komplikasi sesungguhnya memerlukan satu pengurusan serta pembangunan sumber manusia yang mantap dalam mengutamakan prinsip-prinsip pengurusan yang strategik. Faktor-faktor ini sesungguhnya memerlukan pengukuhan serta kemantapan pembangunan organisasi sesebuah entiti awam tidak kira diperingkat mana ia berada.

Justeru itu, aspek-aspek pembangunan organisasi harus diterokai dengan pelbagai analisa dan ini sesungguhnya memerlukan peningkatan kepakaran ke atas sumber tenaga yang melaksanakan pengurusan sumber manusia dalam sesebuah organisasi.

Bagi memastikan keupayaan pengurusan sumber manusia di organisasi berfungsi serta berperanan sebagai penasihat kepada pelanggan dalaman masing-masing maka, Bahagian Pembangunan Organisasi melalui initiatifnya tersendiri telah memperkenalkan Klinik Pembangunan Organisasi selaras dengan objektifnya untuk mempastikan agensi-agensi awam mempunyai struktur organisasi yang sesuai dan bilangan pekerja yang optimum terancang serta mempunyai kelulusan dan kemahiran yang sesuai. Justeru itu membolehkan organisasi akan menjadi cekap dan berkesan seiring dengan perubahan persekitaran di masa-masa mendatang.

Latar Belakang

Antara sebab tercetusnya pengenalan Klinik Pembangunan Organisasi adalah hasil rentetan kajian yang mendalam mengenai perubahan trend pengurusan sumber manusia dan amalan perkhidmatan awam di seluruh dunia di mana beberapa ciri terhadap model sumber manusia sektor awam pada masa akan datang telah dikenalpasti sepertimana yang digambarkan dalam Rajah 1. Selain daripada itu, yang penting ialah memperjelaskan kaedah sebenar dalam permohonan sesuatu kes perjawatan misalnya dalam konteks penyusunan semula organisasi, pengredan semula, pewujudan serta pemansuhan jawatan serta aspek-aspek lain yang melibatkan skim perkhidmatan.

Rajah 1

Dalam memastikan perkhidmatan awam berupaya melaksanakan agenda baru pengurusan sumber manusia, mesyuarat khas antara Ketua Setiausaha Negara dengan Ketua-ketua Setiausaha Kementerian/Setiausaha-setiausaha Kerajaan Negeri pada 3-4 November 2000 telah bersetuju supaya fungsi dan peranan pengurusan sumber manusia di setiap kementerian/jabatan dipertingkatkan keberkesanannya.

Setiap kementerian telah diminta mengkaji semula peranan dan fungsi pengurusan sumber manusia yang sedang dilaksanakan di kementerian dan jabatan-jabatan di bawahnya serta mencadangkan perubahan-perubahan yang boleh dilaksanakan untuk memantapkan lagi pengurusan sumber manusia di setiap kementerian/ jabatan sesuai dengan perubahan yang berlaku dalam perkhidmatan awam pada masa kini. Ekoran dari itu, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia telah wujudkan atau diperkukuhkan di peringkat kementerian masing-masing. Bagi fasa kedua, JPA pada masa ini sedang meneliti pewujudan Bahagian PSM di peringkat jabatan dan Pejabat SUK pula.

Perubahan besar dalam pengukuhan Bahagian Sumber Manusia di kementerian-kementerian pada awalnya telah mewujudkan satu kejutan budaya di kalangan pegawai-pegawai terutamanya yang dikhususkan untuk menyelaras serta memainkan peranan sebagai perancang kepada pembangunan organisasi masing-masing.

Selain dari itu, Klinik ini juga diperkenalkan atas maklumbalas yang telah diperolehi melalui penilaian perkhidmatan kaunter BPO semasa program JPA Bersama Pelanggan yang telah dilancarkan lebih awal. Dari pengamatan ini, maka Klinik Pembangunan Organisasi oleh Bahagian Pembangunan Organisasi diadakan khusus untuk membantu dan memandu pegawai-pegawai serta kakitangan di agensi-agensi awam bagi menguruskan aspek-aspek pembangunan organisasi yang merupakan sebahagian besar fungsi di dalam pengurusan sumber manusia terutamanya yang melibatkan kajian-kajian perjawatan serta skim perkhidmatan agar mereka dapat memainkan peranan masing-masing dalam mewujudkan suasana organisasi yang lebih kondusif serta mempunyai ciri-ciri penstrukturan organisasi yang mantap dan berdaya saing.

Apa Tujuan Klinik Pembangunan Organisasi?

Klinik Pembangunan Organisasi adalah bertujuan untuk memperkenalkan perkhidmatan yang berbentuk khidmat nasihat khususnya mengenai aspek-aspek perjawatan dan skim perkhidmatan.

Pihak Pengurusan Bahagian Pembangunan Organisasi (BPO), Jabatan Perkhidmatan Awam telah bersetuju untuk memperkenalkan program khusus ini yang dapat memberikan khidmat nasihat dalam membantu pelanggan-pelanggannya memahami aspek-aspek perjawatan dan skim perkhidmatan sepertimana yang telah dipertanggungjawabkan di bawah pengurusan BPO.

Fokus utama klinik ini adalah untuk memberikan kefahaman yang lebih jelas terhadap perkembangan terkini serta tindakan-tindakan awalan yang perlu diambil dalam menguruskan pembangunan organisasi di agensi-agensi awam.

Objektif Klinik Pembangunan Organisasi

Klinik Pembangunan Organisasi BPO diwujudkan dengan objektif untuk:

(a) Menjelaskan fungsi dan peranan BPO;

(b) Menjelaskan kaedah permohonan perjawatan dan penyusunan semula struktur organisasi supaya agensi dapat menepati format-format permohonan yang telah disediakan oleh BPO; dan

(c) Berkongsi pandangan dan pengalaman mengenai perkara-perkara yang melibatkan hal-hal berkaitan dengan aspek perjawatan dan skim perkhidmatan serta pembangunan organisasi.

Dengan pelaksanaan Klinik Pembangunan Organisasi ini, pelanggan-pelanggan BPO dijangka dapat memahami konsep-konsep yang berkaitan dengan aspek perjawatan, pembangunan organisasi dan skim perkhidmatan. Selain itu, pelanggan-pelanggan BPO juga akan memahami kaedah dan cara untuk memohon perjawatan dan penyusunan semula organisasi mengikut format-format yang telah ditetapkan. Pada keseluruhannya, Klinik Pembangunan Organisasi ini dijangka dapat mempertingkatkan efisensi dan keberkesanan agensi awam khususnya Bahagian/Unit Pembangunan Sumber Manusia Kementerian yang dipertanggungjawabkan untuk memastikan kemantapan dan keunggulan semua organisasi di bawah agensi awam berkaitan.

Kandungan Taklimat

Antara perkara-perkara yang akan diperjelaskan semasa sesi klinik ialah taklimat mengenai Bahagian Pembangunan Organisasi (BPO) yang menyentuh tentang objektif, fungsi struktur organisasi, akktiviti dan pelanggan BPO sendiri. Pengenalan mengenai BPO ini adalah penting khususnya bagi memberi gambaran yang jelas tentang peranan BPO. Selain itu, maklumat tersebut boleh memberikan gambaran umum kepada pelanggan-pelanggan BPO ke atas fungsi-fungsi kerja yang diambil oleh BPO dalam menguruskan permohonan-permohonan agensi terutamanya dalam aspek perjawatan dan skim perkhidmatan. Gambaran jelas ke atas pengagihan fungsi kerja berdasarkan kepada kategori boleh dilihat melalui pembahagian sektor-sektor di BPO seperti sektor pentadbiran dan keselamatan, sektor ekonomi dan sektor sosial. Bagi pengurusan Skim Perkhidmatan pula, pembahagian tugas digambarkan kepada pengagihan kerja mengikut jenis-jenis kementerian dan kajian kes tertentu.

Bagi pendedahan asas kepada pelanggan, Klinik ini memperuntukkan masa kepada peserta untuk mengetahui istilah-istilah perjawatan dan skim perkhidmatan sebagai landasan untuk membiasakan diri masing-masing ke atas terminologi sebenar dalam praktis-praktis yang dilaksanakan di dalam aspek pembangunan organisasi. Perkara ini adalah penting kerana masih terdapat sebilangan besar pegawai dan kakitangan kerajaan yang masih tidak faham ataupun keliru terhadap penjenisan sesuatu jawatan dalam kontek perkhidmatan awam Malaysia. Selain itu didapati juga bahawa tidak ramai yang mengetahui tentang elemen-elemen penting di dalam Skim Perkhidmatan. Dengan penerangan mengenai perkara-perkara berkenaan maka sesungguhnya pendedahan awal ini akan dapat mempertingkatkan pengetahuan masing-masing dan akan dapat membantu pegawai-pegawai yang terlibat di dalam pengurusan sumber manusia menilai dengan lebih jelas dan tepat ke atas sesuatu permohonan dalaman di agensi masing-masing.

Klinik ini juga memberi pendedahan ke atas kaedah-kaedah utama yang perlu diterapkan ke atas sesuatu permohonan perjawatan. Dari praktis semasa, sememangnya terdapat standard atau format yang perlu di patuhi. Satu panduan mengenai tatacara permohonan perjawatan sedang digubal oleh pihak Bahagian Pembangunan Organisasi mengenai perkara ini. Sungguhpun usaha sedang rancak dilakukan bagi menggubal panduan tersebut, Klinik ini telah dijadikan salah satu forum penerangan ke atas maklumat mengenai proses-proses permohonan perjawatan yang telah diberi keutamaan sebagai intipati kepada program ini.

Huraian yang lebih jelas dapat diperolehi terutamanya mengenai elemen-elemen penting di dalam tatacara permohonan perjawatan dalam agensi-agensi awam. Dari segi skop taklimat untuk sesi ini, ia melibatkan penerangan mengenai proses-proses permohonan perjawatan di luar pemeriksaan anggaran belanjawan tahunan yang meliputi perkara-perkara seperti pewujudan jawatan baru dan tambahan; pemansuhan; pengredan semula dan penstrukturan sesebuah organisasi. Keperluan sesuatu permohonan perjawatan sesungguhnya adalah bergantung kepada beberapa asas yang konkrit antaranya seperti wujudnya wawasan atau halatuju baru bagi sebebuah entiti awam. Tambahan dari itu elemen-elemen seperti perubahan dari segi peranan dan fungsi juga adalah antara faktor penyebab bagi sesuatu permohonan. Selain itu perubahan dalam konteks perluasan skop kerja dan tanggungjawab serta usaha-usaha ke arah penyelesaian bagi sesuatu isu dan masalah adalah unsur-unsur sokongan ke atas keperluan perjawatan.

Penyampaian ketika sesi Klinik tidak hanya semata-mata menyentuh tentang informasi-informasi berbentuk teori tetapi menekankan juga aspek-aspek teknikal terutamanya dari segi format-format yang standard dalam mengemukakan sesuatu permohonan. Antara format yang dimaksudkan ialah:

(a) Format Kertas Permohonan;

(b) Format Carta Organisasi (sedia ada dan cadangan)

(c) Format Fungsi (sedia ada dan cadangan); dan

(d) Jadual Ringkasan Perjawatan yang dipohon.

Penerangan juga menekankan aspek-aspek penulisan yang teratur terutamanya dari segi penggunaan Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris (bagi perkataan-perkataan tertentu). Selain itu, pengunaan kertas yang juga adalah standard berukuran saiz A4 dimana setiap maklumat ditaip dengan jarak (spacing) satu setengah (1.5) point dan saiz fontnya adalah Arial 14.

Dari segi susunan tajuk di dalam sesuatu permohonan, rangka format disediakan bagi membantu agensi-agensi memuatkan maklumat yang sesuai supaya ianya mudah difahami dan teratur untuk tujuan penghujahan. Contoh aturan tajuk-tajuk di dalam sesuatu permohonan adalah seperti format dibawah.

Contoh Kertas Pemohonan Perjawatan

Perkara penting yang perlu diketahui oleh seseorang yang terlibat di dalam permohonan perjawatan ialah maklumat-maklumat yang perlu dikandungkan di dalam setiap tajuk-tajuk yang telah ditentukan di dalam kertas permohonan. Dalam kes ini Klinik Pembangunan Organisasi BPO menyediakan khidmat nasihat yang lebih telus dan jelas bagi maksud memenuhi standard yang ditetapkan oleh pihak pengurusan BPO sendiri.

Berikut adalah beberapa petunjuk yang mampu membantu agensi-agensi awam untuk menyediakan kertas permohonan boleh memenuhi kehendak BPO.

Tajuk Perkara-perkara yang perlu dimaklumkan

Tujuan - Sesuatu permohonan itu perlu menyatakan sama ada ianya berpunca dari cadangan untuk menyusun semula organisasi, kajian perjawatan, pengredan semula perjawatan atau melibatkan faktor memperbaiki peluang kerjaya di dalam sesebuah organisasi.

Latar Belakang - Kebiasaannya persejarahan agensi dimaklumkan terutamanya dalam konteks tujuan asal penubuhannya selain dari memuatkan maklumat mengenai status terakhir penyusunan semula perjawatan atau kajian perjawatan yang pernah dibuat terdahulu. Penekanan juga harus diberi kepada aspek-aspek perangkaan perjawatan, perubahan fungsi (jika ada) serta perubahan fakta-fakta lain seperti undang-undang, akta atau enakmen. Dalam kes-kes tertentu maka dinyatakan keputusan-keputusan utama yang mempengaruhi permohonan agensi dipertimbangkan antaranya seperti keputusan Jemaah Menteri, Jawatankuasa Khas Kabinet, Lembaga, pengurusan atasan agensi dan sebagainya. Selain itu perlu dinyatakan juga bentuk-bentuk perubahan struktur, fungsi dan perjawatan akibat daripada cadangan agensi terbabit.

Asas Permohonan - Dalam konteks ini justifikasi menyeluruh perlu dimuatkan terutamanya dalam aspek-aspek seperti beban, kompleksiti tugas dan tanggungjawab selain norma perjawatan (bagi yang berkenaan). Penghujahan justifikasi boleh diperkukuhkan dengan memasukkan elemen-elemen perangkaan atau data serta hasil kajian penandaarasan (bench-marking) sebagai bukti sokongan kepada permohonan yang dibuat.

Ulasan Kementerian/

SUK Negeri

(yang berkaitan) - Amatlah penting kepada semua agensi yang memohon untuk mendapatkan ulasan dari pihak Ketua Perkhidmatan masing-masing agar permohonan tersebut di kaji terlebih dahulu di peringkat atasan sebelum dimajukan kepada Jabatan Perkhidmatan Awam dan dalam kes ini Bahagian Pembangunan Organisasi. Perkara ini sedikit sebanyak akan membantu pihak JPA untuk menilai permohonan yang dikemukakan oleh agensi terbabit.

Implikasi Kewangan - Selain dari maklumat-maklumat yang berbentuk penghujahan keterangan, aspek kewangan adalah amat penting untuk dimaklumkan. Ini adalah kerana faktor kewangan juga akan menjadi salah satu elemen penilaian dalam mempertimbangkan kelulusan perjawatan. Perkara ini sentiasa dijadikan panduan oleh pemeriksa-pemeriksa perjawatan kerana ianya akan berlandas kepada arahan-arahan yang dikeluarkan melalui pekeliling-pekeliling tertentu sama ada dari pihak Jabatan Perkhidmatan Awam sendiri mahupun Pihak Perbendaharaan. Formula perkiraan diperjelaskan semasa sesi Klinik sesungguhnya membantu pihak agensi untuk memenuhi maklumat yang diperlukan kerana perkiraan jawatan-jawatan bagi pengredan semula dan jawatan baru terdapat perbezaannya.

Cadangan Agensi - Bagi seksyen ini, kebiasaannya agensi diperlukan untuk menyatakan rumusan masing-masing sebagai menyatakan keutamaan permohonan ini dipertimbangkan.

Penutup - Kebiasaannya kesimpulan adalah pengakhir kenyataan kepada kandungan-kandungan maklumat bagi melengkapkan permohonan yang akan dikemukakan.

Klinik organisasi ini juga memberi sedikit ruang untuk memaklumkan secara prinsipnya mengenai peranan dan tanggungjawab Bahagian Sumber Manusia di Agensi Awam dan dalam perkara ini maka penerangan ringkas terhadap model pengurusan sumber manusia diperjelaskan.

Model Pengurusan Sumber Manusia

Model-model pengurusan sumber manusia di alaf baru ini sesungguhnya memberi penekanan ke atas 10 komponen utama seperti yang digambarkan dalam rajah dibawah.

Ianya diterajui oleh fungsi formulasi strategi dan penilaian yang menentukan arah tuju setiap fungsi dan juga keperluan-keperluan organisasi yang perlu dilaksanakan oleh fungsi-fungsi pengurusan sumber manusia yang lain. Model ini menunjukkan kedudukan kompetensi sebagai tunjang utama yang menggerakkan lain-lain fungsi pengurusan sumber manusia dan menjadi nadi penggerak kepada empat fungsi teras iaitu :-

(i) Pembangunan

(ii) Pengurusan Prestasi

(iii) Pengurusan Kerjaya; dan

(iv) Saraan, faedah dan pengurusan ganjaran

Fungsi Perolehan Sumber Manusia, Pengurusan Rekod Peribadi dan fungsi Pengurusan Komunikasi dan Tatatertib Pekerja dan juga Penamatan Perkhidmatan menjadi fungsi sokongan kepada fungsi-fungsi di atas. Kesemua fungsi tersebut berhubungkait di antara satu sama lain, setiap satu menyokong peranan dan kewujudan masing-masing. Model ini juga telah menyelaraskan kesemua proses pengurusan sumber manusia supaya ia lebih efektif dan efisien.

Definisi dan objektif fungsi-fungsi dalam model di atas adalah seperti berikut :-

a. Formulasi Dan Penilaian Strategi (Strategy Formulation And Review)

· Berkaitan dengan strategi organisasi

· Menghuraikan nilai-nilai yang diwujudkan oleh fungsi sumber manusia melalui visi dan misi organisasi.

· Membentukkan fungsi sumber manusia melalui penetapan deliverable/outcomes.

· Mempunyai mekanisma maklumbalas bagi menilai keberkesanan strategi sumber manusia.

b. Perolehan Sumber Manusia (Resourcing).

· Mengenalpasti keperluan sumber manusia.

· Keperluan ini dicapai melalui perolehan sumber manusia, pengagihan semula sumber manusia, pembangunan sumber baru atau sedia ada atau gabungan kesemuanya sekali.

· Proses ini bermula dengan mengenalpasti peranan, jawatan dan kompetensi untuk pelaksanaan sesuatu aktiviti dan tamat dengan perolehan sumber tersebut.

c. Pembangunan

· Menyediakan panduan untuk program pembangunan yang bersesuaian bagi pekerja.

· Memastikan program pembangunan pekerja selari dengan keperluan matlamat organisasi keseluruhan.

d. Pengurusan Kerjaya

· Menyediakan rangka kerja dan perkhidmatan pengurusan kerjaya pekerja dari segi mengenalpasti, melaksana dan menilai strategi kerjaya.

· Rangka kerja termasuk laluan kerjaya, pemindahan (intra dan inter organisasi), kompetensi yang diperlukan serta aktiviti pembangunan kompetensi-kompetensi tersebut.

· Perkhidmatan kerjaya termasuk kaedah perancangan kerjaya, maklumat kerjaya, nasihat dan kaunseling.

· Menyediakan individu-individu di dalam organisasi menduduki jawatan-jawatan kritikal.

e. Saraan, Faedah dan Pengurusan Ganjaran.

Aktiviti Operasi:-

· Mentadbir rekod-rekod saraan pekerja untuk penyediaan proses gaji misalnya naik pangkat, cuti, penilaian prestasi, perubahan skim perkhidmatan, dan lain-lain lagi.

· Mentadbir rekod-rekod faedah seperti pinjaman, kesihatan, tuntutan, biasiswa, bonus dan lain-lain lagi.

· Mentadbir rekod-rekod gaji.

Aktiviti Pengurusan:-

· Pengubalan polisi, prosedur dan panduan Saraan, Faedah dan Pengurusan Ganjaran.

· Penambahbaikan berterusan Saraan, Faedah dan Pengurusan Ganjaran mengikut strategi sumber manusia pihak kerajaan.

· Mengendalikan penyemakan pengurusan ganjaran yang telah dijadualkan seperti penyemakan skim gaji.

· Mengenalpasti kenaikan gaji tahunan dan peruntukan gaji tahunan untuk pekerja sektor awam.

f. Pengurusan Komunikasi Dan Tatatertib Pekerja (Employee Communications And Behaviorial Management)

· Mewujudkan kerjasama optima dan harmonis di antara pengurusan dan pekerja.

· Meningkatkan intangibles yang wujud di dalam organisasi seperti kepercayaan, etika, moral, keadilan, resolusi konflik dan lain-lain lagi.

g. Pengurusan Prestasi (Performance Management).

· Menjajarkan matlamat individu kepada matlamat organisasi.

· Menetapkan sasaran prestasi untuk individu.

· Merancang pencapaian serta penilaian prestasi.

· Pengawasan dan penilaian prestasi individu dan organisasi.

· Menghubungkaitkan prestasi kepada pembangunan kerjaya, keperluan pembangunan serta ganjaran.

h. Penilaian Kompetensi (Competency Assessment)

· Mengukur, merekod, dan menganalisa tahap kompetensi untuk individu atau pasukan.

· Menyediakan kaedah dan tatacara penilaian yang boleh digunakan untuk aktiviti-aktiviti perolehan dan pembangunan sumber manusia serta ganjaran.

i. Pengurusan Rekod Peribadi (Personal Record Management)

· Maklumat peribadi.

· Kemahiran bahasa.

· Maklumat ibu-bapa.

· Maklumat akademik.

· Pengisytiharan harta.

· Maklumat keluarga.

· Lain-lain maklumat yang berkaitan.

j. Penamatan Perkhidmatan (Separation)

· Pengurusan penamatan perkhidmatan pekerja atas sebab pesaraan wajib, pesaraan awal, peletakan jawatan, kematian dan sebagainya.

Bahagian Pengurusan Sumber Manusia yang ditubuhkan di setiap kementerian dijangka mampu menghasilkan banyak pembaharuan dalam pengurusan sumber manusia sektor awam melalui pengurusan yang lebih strategik berbanding dengan pengurusan personel yang lebih bersifat ‘operational’ dan ‘house-keeping’. Contoh Bahagian Pengurusan Sumber Manusia di Peringkat Kementerian adalah seperti model di bawah:

Kelancaran Pelaksanaan Klinik Pembangunan Organisasi

Bagi kelancaran Klinik ini, BPO telah menyediakan satu jadual tentatif untuk dilaksanakan sepanjang tahun ini. Pengkhususan utama ditumpukan di peringkat Kementerian dan diikuti oleh beberapa Jabatan lain yang difikirkan perlu untuk tujuan ini. Selain daripada melaksanakan jadual yang telah ditetapkan oleh BPO, agensi-agensi awam boleh membuat temujanji awal dengan BPO bagi menyelaraskan aktiviti-aktiviti yang berkaitan dengan Klinik Pembangunan Organisasi ini. Klinik ini akan beroperasi dua kali dalam sebulan iaitu pada hari Sabtu minggu kedua dan minggu ke empat sama ada di BPO atau di agensi yang berkenaan berdasarkan kepada kesediaan agensi-agensi terbabit.

Sehingga akhir bulan Jun 2002, sebanyak lima siri Klinik yang telah berjaya dianjur melibatkan Kementerian Sumber Manusia, Kementerian Luar Negeri, Kementerian Pembangunan Usahawan, Kementerian Kebudayaan Kesenian dan Pelancongan dan Kementerian Penerangan. Dalam pada itu juga terdapat beberapa permintaan supaya Klinik ini diadakan di luar BPO dan adakalanya terbit dari inisiatif BPO sendiri antaranya yang melibatkan Jabatan Perdana Menteri, Hospital Universiti Sains Malaysia, Majlis-majlis dan jabatan agama negeri.

Konsep atau format taklimat dalam klinik ini tidaklah terlalu mengongkong, sebaliknya adalah lebih berbentuk fleksibel supaya penyertaan adalah lebih terbuka malah boleh diubahsuai mengikut kebolehterimaan pelanggan. Hasilnya, terdapat beberapa klinik yang ditokok tambah dengan beberapa sesi praktikal seperti bengkel terutamanya dalam eksesais permohonan perjawatan. Konsep ini amat bersesuaian untuk diadakan di luar BPO sendiri dan memerlukan tempoh masa sekurang-kurangnya sehari setengah. Aturcara umum Klinik ini boleh digambarkan seperti di bawah:

ATURCARA

KLINIK PEMBANGUNAN ORGANISASI

& Perutusan Khas Daripada PBO/ Wakil BPO dan Agensi Terbabit

& Taklimat Mengenai Bahagian Pembangungan Organisasi (BPO)

& Objektif;

& Carta Fungsi;

& Carta Organisasi;

& Pelanggan BPO; dan

& Aktiviti.

& Istilah-istilah Perjawatan dan Skim Perkhidmatan

& Proses-proses Permohonan Perjawatan

& Penerangan Mengenai Pengurusan Sumber Manusia

& Penerangan Mengenai Bahagian Sumber Manusia Di Agensi Yang Berkenaan

& Perbincangan

& Penutup

Kesimpulan

Dari kejayaan perlaksanaan beberapa sesi Klinik Pembangunan Organisasi yang dianjurkan oleh BPO, rata-rata maklum balas yang diterima telah menyakinkan bahawa usaha-usaha murni ini sebenarnya berjaya memberikan perkhidmatan khidmat nasihat yang lebih telus dan jelas dalam menentukan betapa pentingnya permohonan sesuatu kes perjawatan berlandaskan kepada prinsip-prinsip pengurusan sumber manusia yang kompetitif terutamanya dalam menyahut cabaran perkhidmatan awam yang lebih global dan terbuka serta dapat disesuaikan dengan aspek perancangan yang lebih strategik di dalam pembangunan organisasi sesuatu entiti awam.

Disediakan oleh:

Y.Bhg. Dato Dr. Mohd Yahya bin Nordin

dan Encik Azman bin Mohd Yusof

16 Julai 2002