Ledakan teknologi
maklumat dan komunikasi (ICT) dalam arus perkembangan zaman sekarang telah
membawa kepada perubahan drastik dalam proses kerja pentadbiran sesebuah
organisasi. Hakikat ini tidak dapat dielakkan dalam penerapan jentera
pentadbiran kerajaan di Malaysia khususnya untuk melaksanakan
tanggungjawab serta fungsinya dalam berurusan terus dengan entiti-entiti
awam dan swasta.
Dalam konteks
memperkenalkan sesuatu pembangunan sistem yang berteraskan kepada ICT,
agensi-agensi kerajaan seharusnya membuat kajian kemungkinan (feasibility
study) sebelum ianya diperkenalkan kepada umum dengan mengenalpasti
faktor-faktor kekuatan serta kelemahan sistem yang bakal diwujudkan bagi
memastikan pengujudannya membawa kepada satu produk yang bernilai tambah
(value added).
Oleh yang demikian,
penulis cuba mengenengahkan beberapa indikator persediaan dari segi
perancangan dalam usaha sesuatu jabatan atau agensi awam memperkenalkan
sistem pemprosesan yang berteraskan kepada ICT. Ini akan menyentuh khusus
kepada cadangan pelaksanaan konsep e-submission yang bakal diwujudkan di
Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan. Berikut adalah
indikator-indikator yang dicadangkan:
Pemilihan dan
Pemastian Proses Kerja
Sebelum melaksanakan e-submission, jabatan
perlu mengkaji dan menyenaraikan proses-proses kerja yang perlu
dikomputerkan sahaja. Ini memerlukan analisa supaya kerja-kerja yang
terpilih itu akan memendekkan proses birokrasi. Perancangan perlu
mengambilkira pelaksanaan secara berperingkat, berpilih, dan
berkepentingan.
Pembangunan Sumber
Manusia
Dalam memperkenal sesuatu pembaharuan dalam konsep kerja,
aspek penjadualan dan modul latihan harus diambilkira dalam mewujudkan
"Knowledge Workforce". Selain itu, pengenalan sesuatu sistem itu juga
perlu mengambilkira kesediaan pihak kedua (klien dan pengguna) dalam
memahirkan diri untuk menggunapakai sistem yang akan direkabentuk. Faedah
kedua-dua pihak harus dikenalpasti.
Pendidikan
Awam
Bagi memastikan sistem e-submission berfungsi secara berkesan
maka pengenalan umum dan skim latihan tertentu boleh diperkenalkan oleh
jabatan atau melalui pihak ketiga khususnya untuk entiti awam dan
swasta.
Pengujudan "Panel of Accreditors"(POA)
Dalam
membantu proses penilaian di peringkat jabatan, penubuhan POA boleh
ditubuhkan sebagai badan berkecuali tetapi mempunyai tanggungjawab bersama
(collective accountability). POA ini akan menilai kejituan dan kesahihan
maklumat yang disalurkan melalui media ICT terbabit.
Pengujudan Unit
Pemantauan Penilaian Dalaman
Pasukan khas perlu untuk membuat
penilaian terakhir sebelum sesuatu pemohonan diluluskan. Ini mengambilkira
juga aspek perubahan dalam kandungan sesuatu permohonan.
Pengenalan Skim
Incentif
Bagi mempromosikan program e-submission ini, beberapa
insentif perlu diperkenalkan umpamanya melalui penyediaan latihan selain
daripada pengurangan caj-caj tertentu akibat daripada kesan penambahan kos
operasi awalan melalui perubahan proses dari manual kepada ICT di pihak
pemohon yang mungkin terpaksa menyediakan kemudahan infrastruktur
berteknologi maklumat. Walau apapun ini akan bergantung kepada sejauh mana
sistem ini akan diperkenalkan samada ianya akan berciri perkhidmatan ATM
atau lain-lain yang berkaitan.
Pengenalan
"Electronic Identification": Kebolehcapaian dan Keselamatan
Bagi
memastikan permohonan yang dihantar itu benar-benar tulin (Authentic
Submission), maka kaedah pengenalan diri pemohon berdaftar perlu
diperkenalkan samada melalui Access Code (Kod Capaian) atau sebagainya.
Bagi memastikan maklumat yang dihantar itu dipelihara dan mempunyai
ciri-ciri keselamatan, maka kata laluan bagi pemohon dan penerima harus
juga diperkenalkan demi untuk keselamatan data dan maklumat. Ciri
keselamatan juga harus mengenalpasti kaedah pemakaian "encryption
mode".
Format
Pelaksanaan program e-submission juga harus
menilai maklumat-maklumat serta format yang seragam serta memenuhi setiap
proses berlandaskan undang-undang dan peraturan sedia ada.
Jenis-Jenis
Laporan: Analisa
Selain daripada penerimaan permohonan tertentu,
sistem yang dibangunkan itu seharusnya boleh membuat beberapa
penganalisaan berbentuk laporan bagi tujuan memudahkan proses penilaian
dan rujukan jabatan. Laporan-laporan itu haruslah dikategorikan kepada dua
iaitu laporan untuk dalaman dan laporan untuk luaran.
Pemilihan dan
Pembahagian Kes-kes Permohonan
Memandangkan sistem akan melibatkan
multi-user coordinator, maka sistem haruslah berupaya untuk membuat
pembahagian tugas secara efektif kepada pegawai dan kakitangan dengan
memastikan bahawa setiap permohonan itu tidak akan melibatkan berlaku
pertindihan pemprosesan. Ini boleh dilakukan melalui pengenalan duty
roaster bagi pegawai bertugas.
Kesesuaian Sistem:
"User Friendly and Environment Friendly"
Persekitaran sistem
hendaklah menepati kemudahcapaian dan kemudahgunaan untuk pengguna dan
keadaan sekeliling.
Specification of
Input and Output: Encapture 3-D Format
Sistem perlu berupaya
mengenalpasti format-format permohonan melalui e-file yang dihantar agar
ianya "compatible" untuk di "download"kan. Selain itu ianya juga haruslah
berupaya untuk membuat perubahan capaian daripada format 2-D kepada 3-D
khususnya bagi maklumat yang melibatkan struktur pelan bergrafik. Sistem
juga harus boleh menerima penghantaran data dan maklumat dalam format
pelbagai - "Multi-data transfer".
Sistem Amaran
(Warning System)
Bagi memastikan supaya semua permohonan diproses
dalam satu tempoh yang berjangka, maka sistem tersebut harus mempunyai
kaedah untuk peringatan secara automatik seperti sistem amaran di mana
ianya akan memudahkan "desk officer" mengambil tindakan yang sewajarnya
tanpa perlu membuat semakan secara manual.
Multi-Backup
System: mirroring adaptation
Setiap module dalam sistem yang
berteraskan kepada e-submission ini haruslah mempunyai pelan kontigensinya
terutama dalam penyediaan multi-system backup dalam pemakaian konsep
"real-time application".
Non-compliance
Information-waiver
Sistem yang akan diperkenalkan nanti haruslah
bercirikan kepada pertimbangan fleksi (flexi-reccomendation) yang membawa
maksud bahawa sesuatu permohonan itu boleh diberikan kelulusan awal. Walau
bagaimanapun sekiranya ada maklumat yang didapati tidak memenuhi
peraturan-peraturan kecil, maka kelulusan untuk mendapat pengecualian
harus diperolehi. Susulan daripada itu, klien haruslah memenuhi maklumat
yang perlu dikemaskini dalam peraturan-peraturan kecil yang
berkenaan.
Continuing Process
of Amendment
Sistem juga harus berupaya untuk dikemaskini agar
apa-apa perubahan dari segi permohonan boleh disesuaikan kepada permohonan
asal tanpa perlu memasukkan semula data-data umum yang seharusnya tidak
perlu dimasukkan di peringkat ini.
Multi Acceptance:
Penerimaan Permohonan Secara Electronik dan Manual
Pengenalan
pelaksanaan e-submission diperingkat awal haruslah disesuaikan dengan
kaedah "dual system capability" yang membawa maksud permohonan boleh
dibuat secara manual dan elektronik. Sehubungan itu, bentuk-bentuk
pemprosesan bagi dua kaedah ini harus disesuaikan. Dalam tempoh yang
berjangka, sistem ini haruslah diterjemahkan kepada pemakaian secara
elektronik apabila semua pihak telah bersedia ke arah itu.
Pengkelasifikasian
"Internal Code of Access"
Kata laluan mengikut peringkat juga harus
diperkenalkan supaya ciri-ciri keselamatan ke atas maklumat pemohon dan
penilai dijamin selamat walaupun ianya hanya melibatkan proses dalaman
antara pegawai.
Automatic checking
system based on specification (technical and non technical)
Sistem
mesti berupaya untuk membuat semakan secara structural checking - teknikal
dan periodic checking - bukan teknikal
Kelulusan dan
Persijilan
Sistem juga seharusnya boleh membuat perakuan secara
automatik untuk membantu penilai meluluskan sesuatu permohonan. Kelulusan
permohonan hendaklah disesuaikan dengan konsep e-license, e-approval,
e-certification. Walau apapun, ciri keselamatan mengenainya harus
difikirkan.
Kaedah Pembayaran
(e-payment)
Sistem seharusnya boleh disesuaikan dengan kaedah
pembayaran seperti e-transfer, e-money, e-debit, e-check, e-cash dan
secara check dan tunai (kaedah biasa).
Pengintegrasian
Sistem
Sistem seharusnya boleh disesuaikan dengan beberapa database
yang dibuat secara stand alone database.
Lain-Lain
Indikator
Sebelum e-submission diwujudkan, maka perkara-perkara
berikut juga harus dinilai dan difahami terlebih dahulu.
(a) Penubuhan
Jawatankuasa pemantauan e-submission;
(b) E-Submission Question
Analysis (Peringkat awal); dan
(c) Pengenalpastian Pengguna dalaman dan
luaran
- stake client.
Kesimpulannya, sesuatu
perancangan dan pelaksanaan dalam melakukan sesuatu pekerjaan yang baru
hendaklah disusun dan dikaji dengan rapi. Tanpa perancangan dan kajian
yang terperinci penulis beranggapan E-Submission tersebut tidak akan dapat
dilaksanakan dengan sempurna di dalam kita menempuh zaman/dunia tanpa
sempadan. Oleh yang demikian, cadangan dan pandangan penulis hanyalah satu
paparan maklumat yang boleh diambil perhatian dan pertimbangan oleh
pihak-pihak yang terbabit agar pelaksanaannya dapat dicapai dengan
sempurna.
|
Azman Mohd.
Yusof |